Gestion de Projet : Comment Construire son Tableau de Bord Projet?

Nul ne peut nier l’impact d’un tableau de bord projet sur la productivité et la rentabilité d’un projet. Sa production régulière s’avère, en effet, un point majeur pour tout chef de projet souhaitant améliorer la performance de son activité.

Afin de vous faciliter la tâche, je vous livre les atouts d’un tableau de bord projet, les étapes à suivre pour concevoir cet outil avec pleine efficacité ainsi que les indicateurs à choisir pour un pilotage de projet optimal.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord projet ?

Tableau de bord : définition

Le tableau de bord projet ou encore le “Dashboard” est un outil de synthèse qui permet de piloter l’avancement d’un projet d’une manière proactive. A l’aide d’une multitude d’indicateurs et métriques pertinents, ce support synthétique facilite l’analyse et le suivi régulier d’un projet donné. Plus encore, il sert d’outil décisionnel afin de prendre les décisions adéquates et rationnelles à partir des résultats de prévisions et de contrôle.

A quoi sert un tableau de bord de projet ?

Innombrables sont les utilités et usages d’un tableau de bord projet. Il sert à :

• Améliorer l’efficacité de pilotage d’un projet à l’aide des indicateurs de performance clés.
• Formaliser une synthèse rapide afin de garder le projet sous-contrôle.
• Anticiper les aléas et engager des actions préventives.
• Visualiser les différents paramètres tels que les délais fixés et le budget alloué en un coup d’œil.
• Surveiller l’état de santé d’un projet et réaliser un suivi ciblé en fonction des priorités.
• Simplifier la prise de décision.
• Montrer  à l’ensemble des members de l’équipe où ils se situent par rapport aux objectifs et où ils doivent poursuivre.
• Communiquer efficacement avec l’ensemble de l’équipe et partager les informations en temps réel.

Les types de tableau de bord

Selon sa finalité, on distingue plusieurs types de tableaux de bord:

– Le pilotage opérationnel : lorsque la finalité est le pilotage opérationnel, vous devez miser sur un tableau de bord permettant de mettre en place un plan d’action des différentes tâches opérationnelles et de recourir à des corrections si la situation le demande.

– Le pilotage stratégique: dans ce cas, le chef de projet doit élaborer un tableau de bord qui aide à visualiser la vision globale du projet et l’avancement de son activité. Avec ce tableau, la prise de décision devient plus facile pour le chef de projet comme pour les parties prenantes.

– L’analyse de données: pour faire une analyse de données efficace, optez pour un tableau de bord permettant une visualisation claire des chiffres et qui vous aidera à analyser les différentes causes des aléas.

Quels indicateurs projet choisir ?

Les indicateurs changent d’un projet à un autre. C’est au chef de projet de décider quant aux métriques qu’il doit inclure dans son tableau de bord pour une gestion de projet réussie. Ce choix se fait généralement selon le type et la finalité de projet.

D’ailleurs, un tableau de bord repose dans la majorité des cas sur ces notions : coût, qualité, budget, délais, risques et performance.

Voici quelques exemples d’indicateurs :

• L’état d’achèvement des diverses étapes.
• Suivi des délais et des jalons ( à temps, en retard..)
• Surveillance des tâches ( en cours, terminés..)
• L’ensemble des tâches assignées pour chaque personne
• Pilotage des tâches critiques.
• Suivi du respect du budget alloué.
• L’état de consommation des ressources.

Comment élaborer un tableau de bord projet ?

Il est vrai qu’il n’existe pas de démarche type. Car à chaque chef de projet sa propre démarche dans la mise en place d’un tableau de bord. Je vous propose tout de même un cheminement logique pour élaborer votre tableau de bord, afin d’aboutir à des résultats performants.

H3 : Déterminer les tableaux de bord dont vous avez besoin

N’ouvrez pas tout de suite votre excel ! Il vous faudra tout d’abord déterminer le nombre de tableaux de bord dont vous aurez besoin. En effet, il est nécessaire de recourir à plusieurs tableaux de bord pour une bonne gestion de projet. Il faut donc adopter pour chaque cible et finalité, un tableau de bord projet spécifique. Ainsi, le chef de projet ne peut avoir le même tableau de bord que les membres de l’équipe. De même, ces derniers à leur tour ont un tableau de bord différent du tableau de bord des parties prenantes.

Regroupez les profils ayant des besoins identiques de prime abord. Puis, à l’aide d’un tableau, définissez pour chaque type de profil ses objectifs, ses besoins en informations, la périodicité de sa mise à jour et bien évidemment les indicateurs pertinents pour ce tableau de bord.

H3 : Préciser le contenu de chaque tableau de bord

Après avoir bien énuméré les divers indicateurs nécessaires pour chaque tableau de bord projet, précisez pour chacun les sources d’information, les différentes règles de calculs et la périodicité de mise à jour. Identifiez également le résultat du projet prévisionnel, optimiste et pessimiste.

Faites ensuite valider le tableau de bord par les différents destinataires.

H3 : Mettre en forme les données

Collectez les informations dans des exports CSV, des interfaces informatiques ou encore à l’aide d’une saisie manuelle. Procédez par la suite à la mise en forme des données dans le tableau de bord projet.

H3 : Créer le tableau de bord projet

Afin de créer votre tableau de bord projet, optez tout d’abord pour un logiciel de gestion de projet spécifique ou un tableur tels que Excel ou Google Sheets. Procédez ensuite à la sélection de votre mise en forme ergonomique qui favorise une bonne organisation des KPI.

Utilisez des couleurs et donnez à chacun une signification. Il est préférable d’adopter les significations universelles pour donner plus de sens aux chiffres : le rouge signifie, par exemple, urgence ou retard tandis que le vert signifie terminé ou réussi etc.

Enfin, placez les informations importantes en avant et utilisez des symboles pour l’interprétation des données.

H3 : Lancer la diffusion périodique du reporting

Faites valider les différents tableaux de bord par les destinataires et commencez la mise à jour régulière et le suivi en temps réel à travers un reporting.

Bonus : Nos conseils pour un tableau de bord efficace

Afin de garantir l’efficacité de votre tableau de bord projet, je partage avec vous une liste des points à prendre en considération lors de sa création:

– Partagez votre tableau de bord avec les parties prenantes et les donneurs d’ordre pour leur permettre de visualiser le projet dans son ensemble, les diverses ressources et l’état des ressources consommées.

– Utilisez des indicateurs pertinents qui ont un impact sur la performance de projet.  Pas besoin de recourir à une multitude d’indicateurs sans utilité.

– Les indicateurs doivent être précis pour une prise de décision fiable et concrète.

– Partagez les informations avec les membres de l’équipe projet au moment opportun.

– Synthétisez vos données de la manière la plus efficace possible: ne surchargez pas votre tableau de bord avec des informations non essentielles.

– Adoptez une mise en forme efficace et bien organisée permettant une navigation fluide et une observation du projet global en un coup d’oeil.

Pour bien gérer votre projet, rendez-vous sur cet article, dictant les astuces et bonnes pratiques pour une gestion de projet réussie.