Pilotage de projet : comment piloter un projet avec succès ?

C’est dans le but d’atteindre leurs objectifs efficacement et de se distinguer de la concurrence que maintes entreprises optent pour la gestion de projet comme un mode performant de management, particulièrement avec le perpétuel changement que connait le monde des organisations. Aujourd’hui, pour qu’un projet soit couronné de succès, il est primordial que chaque étape du processus de gestion de projet, soit réalisée avec soin, rigueur et délicatesse. Savoir bien piloter un projet s’avère donc une compétence clé pour garantir le succès d’une affaire ou d’une activité. Pour ce faire, cet article clarifie la notion de pilotage de projet, les étapes nécessaires pour bien optimiser son suivi ainsi que les incontournables outils de gestion de projet indispensables pour son bon avancement.

Qu’est-ce que le pilotage d’un projet ?

Après l’élaboration des cahiers de charges et la planification d’un projet de A à Z, vous vous trouverez rapidement dans la phase du pilotage !
Comme toute étape du processus de gestion de projet, la conduite d’un projet est une étape délicate telle que si elle n’était pas réalisée convenablement, elle pourra entraîner la défaillance du projet lui-même.

Le pilotage de projet : Définition

Piloter un projet signifie faire le suivi régulier de toutes les composantes structurantes d’un projet à l’aide des indicateurs prédéfinis afin de garantir la pertinence de la planification préétablie. Cela consiste à rectifier les erreurs commises durant la phase de planification.

Il s’agit ainsi de vérifier le bon avancement d’un projet et apporter tout ajustement jugé nécessaire tout au long de sa durée.

Cette étape comporte des effets considérables en termes d’économie budgétaire et de respect des délais. 

Plus encore, le pilotage de projet est la phase qui convoque le plus les compétences interpersonnelles au sein de l’équipe projet telles que la flexibilité, la proactivité et la réactivité.

Il s’agit principalement de : 

• Adapter régulièrement le périmètre ainsi que le planning projet.
• Vérifier l’exactitude des livrables et l’évolution des besoins du maître d’ouvrage.
• Surveiller l’avancement du projet à l’aide de jalons et valider chaque étape avant de reprendre le déroulement de projet. 
• Comparer le réel au prévisionnel dans tous les aspects du projet, notamment le budget et le planning projet.
• S’assurer du respect du budget déjà estimé et s’adapter vis-à-vis de toutes nécessités de dépassement de budget.
• Vérifier la bonne allocation des ressources humaines, financières et matérielles.
• Anticiper les aléas et faire face aux risques.

Le rôle d’un chef de projet 

La réussite d’un projet dépend de toute l’équipe projet, mais surtout du chef de projet. C’est lui qui guide toutes les actions du projet, oriente chaque membre de l’équipe vers la réalisation des objectifs et prend les bonnes décisions face aux imprévus. 

Un bon chef de projet doit impérativement :

– Coordonner et organiser toute activité liée au projet.

– Constituer une vision claire et la communiquer d’une manière compréhensible à toute l’équipe.

– Comparer le prévisionnel et le réel.

– Être proactif et réactif face aux aléas.

– Maîtriser les différentes méthodes et outils de gestion de projet.

–  Gérer les différentes ressources de manière effective.

– Savoir déléguer et encourager le travail collaboratif.

Quelles sont les étapes pour un suivi d‘un pilotage de projet sans faille ?

Vérifier la pertinence de vos objectifs 

C’est dans le but de satisfaire les besoins du maître d’ouvrage (MOA) qu’un projet est généralement planifié. Ce dernier exprime le livrable, en d’autres termes, le résultat qu’il attend en incluant les détails liés aux coûts, délais et périmètre projet, puis le délègue au maître d’œuvre. 

Imaginez que cette expression de besoin n’était pas exacte, voire erronée ?

Ce serait assurément une perte de temps et d’argent sans parvenir au résultat attendu. 

Afin d’éviter cela, il faut vérifier l’exactitude des objectifs d’un projet tout en tenant compte du budget, des ressources, des livrables et du temps dont vous disposez pour la réalisation de projet, c’est-à-dire sa faisabilité !

Notez, donc, toutes les données dans un document et prenez le consentement du donneur d’ordre avant de commencer. 

Une autre façon de faire pour garantir l’exactitude des objectifs est d’appliquer la méthode SMART, c’est-à-dire fixer un objectif à la fois spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporel.C’est une étape à ne pas négliger, pour ne pas se trouver au milieu d’un mauvais chemin et donc devoir tout recommencer depuis le début.

Définir les priorités de votre projet 

A chaque projet, correspond ses propres spécificités. Il faut donc classer vos priorités qui en tiendront compte pour une prise de décision la mieux adaptée. 

Préférez-vous, par exemple, délivrer un livrable de qualité même si vous devez dépasser votre budget ? Ou est-ce mieux pour vous de maintenir vos prévisions budgétaires même si cela induit une qualité de livrable plus faible ? 

C’est à vous de choisir votre positionnement !Il faut par la suite choisir sa méthode de gestion de projet selon votre priorisation des indicateurs. Agile, Scrum, Kanban, PERT… La liste est longue. Une multiplicité des choix, certes, est possible, mais il ne faut surtout pas choisir au hasard.

Suivre l’évolution du Planning Projet et de son périmètre

Au cours de la phase de planification, vous avez bien dressé votre planning projet par exemple à l’aide d’un diagramme de Gantt, autrement dit, la liste des tâches à réaliser ainsi que leur enchaînement.

Certes, certaines circonstances peuvent engendrer le besoin de réaliser des ajustements dans le planning ou vous pouviez tout simplement zapper une tâche sans vous en rendre compte. Il faut donc revoir à chaque fois votre périmètre projet et adapter régulièrement votre calendrier au cours de la phase de pilotage de projet. Une façon de faire est de se demander toujours de quoi avez-vous besoin au préalable pour pouvoir réaliser une certaine tâche.

Pensez également qu’à chaque modification dans le planning projet, la priorisation des tâches est remise en cause. C’est un pilier, donc, où il faudra prendre des décisions supplémentaires quant à ces nouvelles tâches et prévoir tout type de modification qui en découle comme celle liée au budget ou aux délais. 
Pour en savoir plus sur comment faire un planning projet, rendez-vous sur cet article.

Examiner l’allocation des Ressources Humaines

Avec la remise en question de la liste des tâches, s’accompagne souvent une remise en question de l’allocation des ressources humaines. Car chaque tâche ajoutée à votre planning, nécessite des ressources humaines pour la réaliser. En contrepartie, si on recale une étape, quelques ressources peuvent se libérer.

Par ailleurs, même si le périmètre projet est préservé, il reste aussi crucial de vérifier l’allocation optimale des compétences à votre disposition. Il est possible, en effet, que vous soyez contraint d’allouer davantage de ressources pour une tâche donnée plus qu’elle n’en demande alors qu’en contrepartie, une autre tâche n’a pas été suffisamment renforcée. 

Assurez-vous aussi que vous avez bien attribué les tâches selon les compétences de chacun. Si ce n’est pas le cas, optez pour une réaffectation de vos ressources ou formez-les pour une adaptation aux fonctions.

Un autre scénario est possible: la perte de vos éléments compétents. Il faut en ce cas réagir vite pour les remplacer et ne pas risquer l’arrêt de projet. 
Après vous être assuré de bien avoir alloué vos ressources, veuillez à les motiver, à les impliquer pleinement dans le projet et à communiquer quotidiennement avec eux en organisant des réunions dont principalement le kick-off meeting, en d’autres termes, la réunion de lancement de projet.

Vérifier régulièrement la bonne estimation du budget de projet

Égaliser prévisionnel et réel est une mince affaire. On se confronte tous à une réalité qui impose de nouveaux coûts imprévus et on peut se retrouver dans le besoin de dépasser notre budget. Un petit détail dans le projet qui change et vos estimations budgétaires sont remises en cause. Pas de panique !  C’est tout à fait normal. Il faut tout de même fixer un seuil à ne pas dépasser pour garantir la rentabilité de projet.

Évaluer et analyser les risques du projet pour s’y adapter

Les problèmes techniques, l’arrivée d’un nouveau concurrent, le manque de financement… Les risques qu’un chef de projet peut rencontrer sont à n’en plus finir. Une bonne gestion des risques s’avère donc cruciale pour piloter un projet avec succès. 

Les actions préventives s’avèrent généralement moins chères que les actions correctives. 

Il faut donc préparer une liste exhaustive des risques possibles avant même de lancer votre projet puis les classer par ordre de priorité.

Réagissez en concordance avec cette liste pour s’assurer que ces risques ne génèrent pas de problèmes futurs. Une façon de faire est d’élaborer par exemple un plan de gestion des risques précis et le considérer comme une feuille de route.

Mettre à jour les différents documents de pilotage

Le pilotage de projet est un long parcours. Il faut donc s’armer de plusieurs documents tels que le planning projet, l’organigramme des ressources ou encore le diagramme de Gantt. Ils servent non seulement à un guide pour orienter les décisions de chef de projet, mais également, ils jouent le rôle d’un outil de communication fluide pour discuter avec les différentes parties prenantes.

Quels sont les outils de pilotage de projet ?

Piloter un projet est un peu complexe, n’est ce pas ?  Ne vous inquiétez pas ! Vous n’êtes pas seul. 

Tels ou tels outils de gestion de projet sont là pour vous accompagner durant tout le processus de la conduite de projet afin que vous le meniez à bien.Bien que les outils de pilotage de projet se multiplient, certains d’entre eux sont plus efficaces que d’autres. Voici une liste exhaustive :

Le tableau de bord : un outil de Pilotage de projet très efficace

Parmi les outils de gestion qui facilitent la tâche de pilotage de projet pour le chef, il faut certainement citer “Le tableau de bord” ou le “scoreboard”. Cet outil d’aide à la décision permet de visualiser l’avancement du projet dans ses différentes facettes à l’aide d’une simple interface facile à analyser. Ceci se fait par le suivi des indicateurs choisis pour le pilotage de projet. 

Le tableau de bord a une double fonction. D’une part, il aide à synthétiser l’état actuel d’un projet et donc de planifier les éventuelles dérives et changements.Il permet, par exemple, de vérifier les échéances de chaque tâche et donc de prévoir les retards possibles. D’autre part, il garantit une communication efficace avec les diverses parties prenantes de projet à savoir le chef de projet, la direction, le maître d’oeuvre et le maître d’ouvrage.

Trello : La gestion des tâches au plus simple

Inspiré de la méthode Kanban, Trello est un outil collaboratif de gestion de projet à la fois hyper simple et gratuit. Son interface est une vue d’ensemble du projet qui permet de suivre son avancement et de gérer ses priorités. C’est à vous de diviser votre tableau de bord comme vous le souhaitez puis de le partager avec l’ensemble de l’équipe. Un des classements des cartes les plus connus est le suivant : « à faire » “en cours” et « terminé. »

Projeqtor : Une gestion des affaires flexible

Adapté à toutes les méthodes de management de projet, ce logiciel de gestion open source permet de piloter les projets informatiques, mais également tout autre type de projet. Vous pouvez gérer votre planning, vos ressources, votre budget et anticiper les risques grâce une interface complète et facile à utiliser.

Redmine : Un outil de gestion de projet en ligne

Pour une organisation de projet à la fois personnalisée et gratuite, Redmine est parmi les plus populaires sur le sujet. Adapté à tous les types de projet, cet outil de pilotage de projet offre une multiplicité des fonctions grâce à son interface collaborative ou vous pouvez gérer plus d’un projet à la fois et discuter pleinement avec votre équipe grâce à son forum de discussions.