Gestion de projet : Comment optimiser le suivi et la gestion des ressources projet ?
Il est évident qu’un projet ne peut être accompli sans ressources. Les ressources projet constituent en ce sens un point de grande portée afin qu’un projet puisse avoir lieu. Il est même primordial de les identifier avant le démarrage du projet. Plus encore, la gestion des ressources projet est un facteur déterminant de la réussite ou la défaillance d’une activité.
C’est, donc, le rôle du chef de projet d’optimiser la gestion et le suivi de ces ressources pour mener à bien son projet.
Quels sont les types de ressources nécessaires pour un projet ?
Comment réaliser une gestion optimale des ressources projet ?
Comment piloter efficacement ses ressources ?
Quels sont les véritables outils pour une gestion et suivi de projet réussis ?
Si l’une de ces questions vous vient à l’esprit, lisez ce qui suit, vous y trouvez quelques éléments de réponse !
Quels sont les types des ressources d’un projet ?
Les ressources d’un projet représentent toute entité, qu’elle soit matérielle ou immatérielle, indispensable pour l’accomplissement de celui-ci. Elles sont considérées comme des ressources à la fois rares et limitées. Elles sont généralement réparties comme suit :
Les ressources humaines
Quand on parle des ressources humaines, on parle tout d’abord de vous, le chef de projet, mais également de tout membre faisant partie de l’équipe projet. En effet, les ressources humaines, aussi nommées les ressources de travail, englobent tout acteur pouvant être impliqué dans le projet, que ce soient des groupes d’individus ou des personnes morales.
Ils offrent les compétences clés pour la réalisation d’une activité, c’est-à-dire leur savoir et savoir-faire, à la fois technique et managérial.
Considérées comme les plus importantes des ressources, sans elles, le projet ne peut tout simplement pas être exécuté.
Il faut savoir que parmi les missions d’un chef de projet, la constitution d’une équipe projet multidisciplinaire en possession de toutes les qualifications nécessaires pour le projet s’effectue par à un recrutement en interne mais également en externe à l’organisation.
Les ressources financières
A chaque projet, un coût est à supporter !
Les ressources financières constituent le budget alloué par le commanditaire du projet pour financer les autres types de ressources. Pour les ressources humaines, par exemple, il vous faudra payer les salaires des membres de l’équipe, toute formation que vous jugerez nécessaire, les charges sociales… Quant aux ressources matérielles, elles englobent l’achat des matières premières, l’achat des machines ou peut être même la location d’un lieu dédié au projet.
Il faut noter qu’il y a, dans les faits, deux types de coûts : les coûts fixes, qui sont généralement plus faciles à déterminer, et les coûts variables, dont la détermination est un peu plus délicate puisqu’ils peuvent intervenir même au cours de l’exécution du projet.
Les ressources matérielles
Il s’agit de tous les éléments matériels nécessaires à l’accomplissement du projet dont les matières premières, les machines, les logiciels, les outils, les locaux et les équipements. Elles peuvent être des ressources déjà possédées par l’entreprise ou des autres qu’elle envisage d’acquérir pour bien conduire le projet.
Les ressources immatérielles
Ce sont les ressources en temps, en d’autres termes, la durée disponible pour l’achèvement du projet. Ce type de ressources est fortement corrélé avec les autres. Il dépend, par exemple, de la capacité de production des machines ou encore de la disponibilité de chaque membre de l’équipe.
Comme vous le savez, le temps est précieux. Assurez-vous donc de son bon usage.
Un exemple concret et simple pour illustrer les types des ressources projet est la préparation d’un gâteau. Pour y procéder vous devez nécessairement apporter tous les ingrédients décrits dans la recette, des assiettes, des cuillères, un four etc. autrement dit, des ressources matérielles mais également celui qui s’occupera de sa préparation, que ce soit vous ou une autre personne, c’est-à-dire les ressources humaines et finalement de l’argent pour facturer vos achats, qui sont bien évidemment les ressources financières.
Voilà maintenant que vous connaissez les divers types des ressources. Répartissez-les de la manière la plus optimale possible afin que vous puissiez atteindre vos objectifs. Il est crucial d’une part, d’adopter une gestion des ressources projet efficace, mais également, il vous faudra la mise en place d’un suivi de projet rigoureux. Ceci à travers l’étude des indicateurs clés de la performance (KPI’s) ou encore l’organisation des réunions de suivi de projet régulières, notamment la réunion de lancement ou le “Kick-off meeting”. Cette réunion permet de faire un état des lieux sur l’avancement de projet.
Comment optimiser la gestion des ressources projet ?
La gestion optimale des ressources est un des facteurs majeurs pour la bonne conduite d’un projet et par la suite sa rentabilité. Ci-dessous sont indiquées les étapes d’une gestion (à merveille !) des ressources projet :
Estimation des ressources nécessaires pour un projet
Avez-vous bien listé les tâches nécessaires à la réalisation de votre projet ? C’est le temps d’estimer vos besoins en ressources. Identifiez les ressources nécessaires pour chaque tâche de la manière la plus précise possible. Cette étape est délicate étant donné que des éventuels changements peuvent intervenir lors de l’exécution de projet. Ces changements nous mettent donc dans l’obligation de procéder à des ajustements dans les ressources planifiées.
Pour s’assurer d’une meilleure estimation, appuyez-vous sur vos expériences précédentes pour s’inspirer, ainsi que sur les archives des projets réussis au sein de votre organisation.
Constitution de l’équipe projet
Une fois que votre estimation des ressources est prête, procédez à la constitution de l’équipe projet. Pour bien faire le choix des membres, préparez une liste de l’ensemble des compétences techniques et managériales dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet. Recrutez ensuite des personnes en interne comme en externe conformément à cette liste. Choisissez des personnes à la fois qualifiées pour le projet, motivées et voulant s’impliquer fortement dans l’atteinte des objectifs fixés.
Parmi les outils de suivi de projet les plus pratiques, je cite “Microsoft Project Online ». Ce logiciel permet de travailler aisément avec les différents collaborateurs en planifiant des tâches et en les affectant aux bons profils.
Création d’un planning des ressources
Un bon chef de projet est un chef de projet qui sait organiser.
Le planning des ressources projet est une des façons pour le faire. Il permet une organisation parfaite de vos besoins en ressources au fil du temps pour ne pas en manquer ou au contraire, gaspiller autant. Reprenez le document retraçant les compétences précédemment élaborées pour faire votre planning. Selon la disponibilité des ressources, répartissez les rôles et les responsabilités.
Le diagramme de Gantt est parmi les outils de gestion des ressources projet les plus utilisés. Non seulement, il garantit une bonne planification du projet en fonction des tâches et de la durée, mais il aussi également les éventuels conflits dans l’affectation des ressources. Grâce à cet outil, vous pouvez suivre la charge de travail de vos ressources humaines, la disponibilité de vos ressources matérielles et l’état du budget ce qui vous permet de prendre la meilleure décision.
Anticipation des risques
- Comment faire si une machine tombe en panne ?
- Que proposer en cas de perte d’une compétence clé ?
- Comment réagir face à la faillite d’un fournisseur ?
- Comment procéder si un collaborateur n’a pas toutes les compétences nécessaires pour réaliser ses responsabilités ?
C’est le genre de questions que vous devez poser pour prévoir les risques qui pourraient survenir. En effet, dans ce monde en perpétuel changement, rien n’est certain. Des aléas ou des contraintes peuvent intervenir pour obstruer le déroulement de projet. Un chef de projet proactif est celui qui prévoit des solutions avant même le déroulement des aléas.
Un des imprévus, par exemple, est la démission d’un membre de l’équipe. Pour y remédier, dressez une liste des personnes qui peuvent remplacer chacun des collaborateurs en cas de défection. Optez de temps à autres à du turnover entre les employés par un remplacement aisé et rapide.
Lire aussi : Comment anticiper et gérer les risques projets
Comment faire un pilotage réussi de vos ressources projet ?
Une bonne gestion des ressources projet est primordiale, c’est certain, mais elle demeure insuffisante. Il faut assurer tout de même un suivi régulier et rigoureux de ces ressources. En voici les étapes :
Suivi de l’exploitation des ressources humaines
Avez-vous bien exploité vos ressources ? Il faut le verifier !
Il s’agit d’un pilier d’optimisation du taux d’occupation des ressources projet. Pour ce faire, recourez donc aux indicateurs clés de la performance.
Le Key Performance Indicators (KPIs) est l’une des méthodes les plus fiables et concrètes pour un suivi des ressources projet sans précédent.
Elle permet de mesurer l’efficacité du processus de gestion de projet. Cet outil d’aide à la décision facilite l’évaluation de la performance de projet grâce à une comparaison entre le réel et le prévisionnel.
Il en existe 3 types :
- KPI de ressources humaines : Il aide à calculer l’efficacité et la productivité des ressources humaines.
- KPI de ressources matérielles : Il permet de déterminer la disponibilité des ressources ou encore la capacité de production d’une machine.
- KPI de ressources financières : C’est un outil nécessaire pour calculer les différentes dépenses liées au projet et donc permet de vérifier le respect du budget alloué
Création d’une bonne ambiance d’équipe
Imaginez que vous dirigez une équipe non motivée qui veille seulement à offrir un produit fini sans se préoccuper de la qualité ,? Le résultat ne sera pas certainement comme voulu ! Il est donc important de les motiver afin d’assurer un niveau de productivité élevé. Pour ce faire, instaurez un climat où règnent confiance et transparence. De plus, encouragez la solidarité et l’entraide au sein de l’équipe. Il vous faudra une équipe qui travaille en collaboration pour l’atteinte d’un même objectif collectif.
Lire aussi : Comment motiver l’équipe projet
Optimisation de votre planning des ressources
Un des défis majeurs dans une organisation est le respect des délais et du budget préétablis. Avec l’apparition des contraintes lors de la phase de l’exécution de projet, le planning des ressources est remis en cause. Un ajustement dans la durée de chaque tâche ou encore dans le coût prévu peut s’avérer indispensable.
Afin de mettre l’ensemble des collaborateurs à jour par rapport à tout changement effectué, utilisez des tableaux de bord qui offrent une large visibilité de projet dans sa globalité ainsi que des rapports exacts et précis.
