Planification de projet : Comment faire un planning projet efficace ?

Comment faire un planning projet par Mohamed-Ali Bouharb

Vous êtes assigné au rôle de chef de projet d’une activité donnée au sein d’une organisation ? Ou vous gérez tout simplement votre propre affaire ? Dans ces deux scénarios, vous devez bien maîtriser l’étape de planification de projet pour une gestion de projet optimale et efficace. Dans ce qui suit, je vous livre les étapes ultimes pour mettre en place un planning projet à la fois complet et clair ainsi que les outils de gestion facilitant la mise en œuvre de ce planning, notamment le diagramme de Gantt ou encore le Rétroplanning.

Qu’est-ce que la planification de projet?

Vous connaissez déjà le processus de gestion de projet ? La planification étant parmi ses phases, et une des plus déterminantes, il s’avère indispensable au chef de projet de la considérer avec intérêt et suivi.

Elaborée avant même le lancement du projet, la planification de projet est tout simplement l’organisation en amont de l’ensemble des tâches à réaliser pour arriver efficacement aux fins d’un projet et dans de brèves échéances. Cela dit, cette étape requiert une structuration méthodologique et rigoureuse de la totalité d’un projet.

Elle consiste à :

  • Lister toutes les tâches nécessaires pour l’achèvement de projet.
  • Hiérarchiser et ordonnancer la liste des tâches.
  • Estimer la durée et l’échéance de chacune d’elles.
  • Identifier les coûts ainsi que les ressources clés pour la bonne réalisation de chaque tâche.
  • Planifier le tout à l’aide d’un planning de projet facile à visualiser.

Procédons désormais à une explication plus détaillée de chacune de ces étapes.

Planning Projet : Définition

Un planning projet est un outil de planification de projet présenté généralement sous forme de tableau ou de graphique.

Il s’agit d’une vue d’ensemble qui permet d’identifier lesdits jalons, autrement dit, les points d’arrêt dans le planning qui présentent généralement la fin d’une étape ou un événement important.

Un planning projet est comme une sorte de Google Maps, il vous dicte les différentes étapes pour arriver à votre destination dans les plus brefs délais et de la manière la plus effective possible.

Sauf qu’un planning de projet est un peu plus compliqué… Car ce n’est pas si facile de revenir en arrière en cas d’erreur ! De plus, à chaque étape erronée, un coût est donc à supporter.

C’est pour cela qu’il doit être élaboré avec précision et rigueur.

Pourquoi faire un Planning de projet ?

Gérer un projet à la fois complexe et innovant n’est pas une chose aisée. Le planning projet est ainsi conçu spécialement pour vous simplifier la tâche.

Il permet d’avoir :

  • Une organisation efficace de l’ensemble des tâches.
  • Un suivi précis du déroulement de projet, autrement dit, un pilotage de projet réussi.
  • Une affectation optimale des ressources humaines, financières et matérielles.
  • Une communication claire avec l’ensemble de l’équipe et un travail réunissant collaboration et cohésion.

Quelles sont les étapes pour faire un Planning projet de A à Z ?

Bien que faire un planning présente quelques difficultés, le suivi de ces étapes est une garantie de la bonne réalisation de la phase de planification de projet.

Définir les objectifs et les conditions de projet

Commencez par le commencement : assurez-vous de la bonne compréhension des différents livrables définis par le maître d’ouvrage.

En effet, pour réduire le risque de se tromper dans la direction à prendre, la planification doit être élaborée sur une base solide et fiable. Il faut donc vérifier l’exactitude des objectifs fixés, les exigences du directeur en matière de délais et le seuil budgétaire à ne pas dépasser.

Enumérer les tâches d’un projet

Il s’agit de faire une liste des tâches indispensables pour l’accomplissement de votre projet, en d’autres termes, découper le projet en étapes. Une des méthodes les plus fréquentes pour un découpage á la perfection est l’organigramme des tâches du projet (OTP), généralement connu comme le WBS, l’abréviation de « Work Breakdown Structure ». Cette technique permet de mieux cerner les livrables pour les structurer en des sous-ensembles pertinents.

C’est une étape à faire soigneusement au vu de ses répercussions considérables sur le projet lui-même.

Il faut savoir que même si l’anticipation de l’avenir est une tâche un peu complexe mais exigée par ses probabilités, un chef de projet n’est après tout pas un voyant ! Toutefois, il demeure important d’être visionnaire afin de pouvoir constituer une vision claire de projet dans sa globalité ainsi que prévoir les éventuels aléas.

Ordonnancer les tâches

Lesquelles des tâches doivent être réalisées en premier ? Quelles sont celles pouvant être traitées parallèlement ou au contraire celles traitées séquentiellement? Quelle tâche supporte une marge de retard et celle qui n’en tolère aucune ?

Ce sont généralement les questions que vous devez poser au cours de cette étape.

Il s’agit, en effet, de procéder à une hiérarchisation des tâches, c’est-à-dire les classer par ordre de priorité, puis, de définir leur ordonnancement.

Il faut noter que chaque tâche possède ses prédécesseurs et ses successeurs, avec lesquels elle entretient des liens d’interdépendance.

Ordonnancer des tâches, c’est prendre en considération cette liaison pour ensuite la déployer dans la construction de votre calendrier.

Pour ce faire, le diagramme de PERT est l’outil le plus utilisé. PERT aide non seulement à démontrer clairement les connexions et les interdépendances entre les diverses tâches, mais également à préciser le temps nécessaire pour leurs exécutions. A ceci s’ajoute la possibilité de calculer la marge totale de chaque tâche qui est égale à la différence entre la date au plus tôt et la date au plus tard.

Estimer la durée des différentes tâches

La tâche A nécessite une heure, une journée ou bien une semaine pour être réalisée ? C’est à vous de voir ! Certes, soyez réaliste dans votre estimation pour ne pas mettre le chargé de la tâche sous pression ou devoir à chaque fois retarder le projet. Une solution est d’impliquer le concerné de la tâche dans la détermination du temps nécessaire.

Le chemin critique est le plus souvent utilisé dans cette étape. C’est avec cette technique que vous pourrez déterminer la marge de retard tolérable pour chacune des tâches. Cependant, tout retard dans les tâches appartenant au chemin critique entraîne un retard  dans la date d’achèvement de projet. Ce sont les étapes avec une marge totale nulle. Veillez, donc, à les accomplir dans les délais préétablis.

Attribuer les ressources clés de chaque tâche

Il faut apporter une réponse à la question “ Qui fait quoi ?”

En d’autres termes, il s’agit d’identifier les ressources financières, humaines et matérielles à mobiliser pour chaque tâche. Quant aux ressources humaines, par exemple, déterminez la disponibilité de chaque acteur pour l’exécution d’une telle tâche.

N’oubliez pas de considérer les éventuelles absences et les jours fériés.

Construire votre calendrier final

A vos marques ! C’est le temps d’élaborer votre planning projet ! Présentez votre diagramme de PERT, il vous sera utile dans la matérialisation du diagramme de Gantt, autrement dit, ce fameux tableau des tâches avec des barres horizontales et qui offre une visualisation complète de l’avancement du projet. 

Nous aborderons le diagramme de Gantt avec plus de détails par la suite.

Quelles sont les incontournables outils pour mettre en place un planning projet ?

Le diagramme de Gantt

Qu’est-ce qu’un Diagramme de Gantt ?

Qui dit planning projet, dit diagramme de Gantt, un outil de planification des tâches très populaire. Symbolisé par un repère orthonormé qui présente le rapport entre la liste des tâches et les unités de temps, ce diagramme permet de visualiser d’une manière simple l’ensemble des tâches d’un projet, leur durée, leur échéances et les éventuels jalons. Encore plus, cet outil démontre l’ordonnancement des tâches et donc représente les différentes liaisons entre elles.

Comment faire un diagramme de Gantt ?

Un diagramme de Gantt peut être élaboré à l’aide d’un simple tableau Excel ou en recourant à l’un des logiciels de gestion de projet les plus sophistiqués. Afin de l’établir, procédez à ces étapes :

  • Définir la liste des tâches à accomplir
  • Attribuer les ressources nécessaires pour chaque tâche.
  • Préciser l’ordre, la date de début, la date de fin et la durée de chaque tâche.
  • Identifier les connexions possibles entre les tâches.
  • Insérer les jalons, cela dit, les moments clés d’un projet.

Pour une explication détaillée sur comment faire un Diagramme de Gantt, rendez-vous sur cet article.

Le Rétroplanning : un Planning Projet à l’inverse

Qu’est-ce qu’un Rétroplanning ?

Pour créer un planning classique, on commence de la date de début de projet jusqu’à arriver à la date finale.

Contrairement, pour faire un rétro planning, on démarre à partir de la date de fin.

Vous l’avez bien conclu ! Un rétroplanning est tout simplement un planning de projet inversé.

Il s’agit des mêmes étapes, on le visualise également de la même manière :  à l’aide d’un diagramme de Gantt. La seule différence réside dans le montage.

Cet outil est, en effet, adapté aux projets ayant déjà une deadline figée comme l’organisation d’un événement, où il n’est pas possible d’en retarder la date. Cette méthode offre moins de flexibilité, mais garantit le respect des délais et du seuil budgétaire.

Comment faire un rétroplanning ?

Faire un rétroplanning revient à :

  • Identifier la liste des tâches de projet.
  • Estimer la durée des tâches.
  • Ordonnancer les tâches.
  • Construire le rétroplanning.

Pour construire le rétroplanning, il faut positionner de prime abord la deadline de projet puis la dernière tâche puis celle qui la précède. Il s’agit, en effet, de remonter de tâche en tâche, partant de la fin jusqu’à arriver à la date du début.

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