Les étapes clés pour établir un plan de communication efficace

Plan de communication par Mohamed-Ali Bouharb

Une entreprise communique pour plusieurs raisons : promouvoir ses produits et services, développer son image de marque ou encore créer des relations solides avec ses différentes parties prenantes. Savoir bien communiquer auprès de vos prospects et clients constitue, sans aucun doute, un facteur clé de la réussite de votre organisation. Pour ce faire, une entreprise est appelée à établir un plan de communication efficace.

D’ailleurs, le plan de communication est un véritable cadre de référence qui garantit la bonne maîtrise de nombreux projets à la fois, même s’ils sont divergents ou si les acteurs qui y participent sont différents.

Dès lors, Vision Stratégique vous embarque dans un tour d’horizon sur les étapes clés pour établir un plan de communication efficace.

Mais commençons, d’abord, par définir ce qu’est une stratégie de communication.

Comment définir une stratégie de communication ?

La stratégie de communication est un processus qui permet de coordonner les différentes actions nécessaires pour atteindre les objectifs de communication. En réalité, cet art se présente généralement sous la forme d’un document de synthèse clarifiant la manière avec laquelle une entreprise réalise un objectif donné, en délivrant le bon message à la bonne personne et au bon moment.

En d’autres termes, une stratégie bien pensée permet de concevoir une vision globale sur les actions à mettre en œuvre et donc de coordonner le déroulement de l’activité totale de l’entreprise.

Pour établir un plan de communication efficace, il vous faut donc répondre en amont à ces quelques questions :

–          Quels sont mes objectifs de communication ?

–          Quelle(s) est/sont ma/mes cible(s) ?

–          Quel est le message que je souhaite délivrer ?

–          Comment élaborer mon plan de communication ?

–          Quel support de communication dois-je utiliser pour chaque type de cible ?

–          Combien ? C’est-à-dire quel est le budget à consacrer ?

–          Quelle tonalité et langage adapter à mon audience ?

 

Pourquoi élaborer une stratégie de communication ?

Une stratégie de communication bien établie est incontestablement bénéfique à l’entreprise.  Celle-ci optimise le présent de l’organisation et garantit son avenir. D’ailleurs, elle permet de :

  • Former des collaborations et des partenariats de qualité.
  • Atteindre les objectifs préalablement fixés de la manière la plus optimale.
  • Structurer toutes les actions de communication relatives au projet.

Pour conclure, une stratégie de communication joue le rôle d’une feuille de route en termes de communication avec les diverses parties prenantes, afin que vous arriviez à communiquer efficacement et donc d’établir un plan de communication simple et précis.

 

Comment élaborer un plan de communication ?

Si vous vous demandez : quelles sont les étapes essentielles pour établir une stratégie de communication réussie ? Je vous dévoile ci-après la démarche complète pour établir un plan de communication à merveille :

Analyser le contexte du projet

First things first : pour établir un plan de communication cohérent, il vous faut définir le contexte global du projet. Parmi les éléments à identifier en amont, je cite :

  • La mission, la vision et les valeurs de l’entreprise.
  • Votre budget de communication
  • Le temps que vous pouvez consacrer à votre campagne de communication.
  • Les ressources matérielles et humaines à mobiliser dans le projet.
  • Les opportunités et les contraintes pouvant survenir.
  • L’ensemble des acteurs du projet.

Analyser le contexte du projet passe également par connaitre son positionnement au sein de l’environnement : Êtes-vous leader ou suiveur dans le marché ? Quels sont vos principaux concurrents ? Comment communiquent-ils ? Quels sont vos avantages concurrentiels, points faibles et forts ? (La fameuse analyse SWOT vous sera assurément utile)

Vous l’aurez compris : un plan de communication performant passe nécessairement par la définition du contexte global dans lequel il s’insère.

Identifier les cibles

La seconde étape consiste à l’identification de votre audience, autrement dit, la liste des personnes ou des groupes, que vous voulez atteindre avec votre stratégie de communication : les membres de l’équipe projet, les clients actuels et potentiels, la direction générale, les diverses parties prenantes et les collaborateurs.

 

En effet, vous devez formuler une réponse concrète à ces questions :

Quels sont les besoins et attentes en communication pour chaque type de cible ? Quelles sont les informations qu’il est indispensable de communiquer pour chacun d’entre eux ?  En effet, cela dépend tout simplement de leurs rôles au sein de l’organisation. L’équipe projet, par exemple, nécessite des informations concernant les avancées internes d’un tel projet tandis que les clients préfèrent recevoir les mises à jour des produits mises sur le marché.

Il est intelligent également de considérer les meilleurs supports et outil de communication pour chaque cible afin d’éviter des dépenses non nécessaires. 

 

Définir les objectifs de communication

 

Il est aussi un palier important de définir vos objectifs de communication afin que votre plan de communication soit viable. À cet égard, posez-vous les vraies questions :

Pourquoi voulez-vous communiquer ? Quelles informations souhaitez-vous véhiculer ? Quels sont les résultats attendus par la communication du projet ?

Parmi les objectifs que vous pouvez inclure :

  •         Faire connaître vos produits et services.
  •         Fidéliser vos clients actuels.
  •         Impliquer des employés dans le projet.
  •         Informer sur l’avancement du projet.
  •         Alerter sur un problème ou une difficulté.
  •         Conduire le changement.
  •         Séduire des nouveaux collaborateurs ou des partenaires.

Il est important de fixer des objectifs chiffrés, autrement dit, des objectifs SMART.  En plus, fixez des indicateurs de performance clés (KPIs) afin de mesurer où vous êtes par rapport aux objectifs.

 

Déterminer le message à transmettre

 

En se basant sur vos objectifs, préalablement fixés, entrez un peu plus dans les détails : Quelles sont les attentes exactes de vos différentes cibles que vous voulez satisfaire grâce à ce message ?

Il s’agit, en effet, d’identifier l’ensemble des informations attendues par votre cible. Ne partagez pas de détails dont ils n’auront pas besoin. En contrepartie, assurez-vous qu’ils ont accès aux informations nécessaires à l’accomplissement à bien de leurs tâches.

De plus, afin d’établir un plan de communication efficace, il est crucial d’adapter sa tonalité et son langage de communication à l’audience.

Une règle d’or à retenir : transmettre un message simple et clair qui soit à la fois complet et synthétique.

 

Établir un plan de communication

Il est maintenant temps d’établir un plan de communication complet. D’ailleurs, ce dernier liste les actions à déployer afin de mettre en œuvre votre stratégie de communication.

De même, une des méthodes à la fois pratique et simple à utiliser pour élaborer ce plan est la méthode QQOQCP :

  •         Quoi : quel est votre projet ?
  •         Qui : quelles sont les personnes concernées de ce projet et de ce plan de communication ? Quelle est votre cible ? Qui est le responsable de la communication du projet ?
  •         : où allez-vous trouver les informations dont vous avez besoin ?
  •         Quand : quand allez-vous communiquer ?
  •         Combien : à quelle fréquence ? (toutes les semaines, une fois par mois, lors de la réunion de suivi, etc.) ?
  •         Comment : quels moyens de communication comptez-vous utiliser : format papier ou numérique ?  par courrier ou par email ?
  •         Pourquoi: quels sont vos objectifs ? Quelles sont les raisons de ce projet et de ce plan de communication ?

Une fois que vous aurez répondu à ces questions, mettez en œuvre un planning de communication qui détaillera chaque action à réaliser, sa périodicité, la durée, le temps à consacrer, le budget et les acteurs nécessaires à mobiliser.

Adaptez, par la suite, votre plan de communication au fur et à mesure de la progression du projet en faisant un suivi à l’aide d’un tableau de bord.

 

Évaluer l’efficacité de votre plan de communication

Maintenant que vous avez terminé votre projet, il est temps d’évaluer l’efficacité de votre plan de communication.

Pour ce faire, dressez un bilan d’amélioration. Il s’agit, d’ailleurs, de vérifier si les objectifs étaient atteints comme prévus, et de déterminer les points à ajuster dans les stratégies de communication futures. Ce bilan sert, en effet, de moyen efficace qui affine les compétences clés en termes de communication.

N’oubliez pas, aussi, de demander les avis des clients, fournisseurs, partenaires ou employés sur votre précédente campagne de communication. Ceci vous aidera, de fait, pour toujours établir un plan de communication performant.

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