Outils de management : Les 20 outils indispensables du manager

Sans outils de management, la bonne gestion d’une organisation devient quasi inaccessible. S’appuyer sur des outils de management s’avère, en effet, un puissant levier pour garantir avec succès le fonctionnement d’une organisation. Non seulement ils permettent de renforcer l’efficacité d’un groupe, mais ils conditionnent également l’évaluation au fur et à mesure de votre leadership.

Pour ce faire, Vision Stratégique met à votre disposition une liste des incontournables outils de management qui vous seront utiles si vous cherchez à mieux manager et piloter votre projet.

La cartographie des acteurs

Si vous êtes à la recherche d’un outil de management opérationnel pour renforcer votre leadership de manager, considérez donc sérieusement la cartographie des acteurs. Il s’agit d’un outil de visualisation dynamique qui permet d’évaluer les pour et les contre au sein d’une équipe.

Cet outil relationnel démontre également la relation des acteurs face au leader. A l’aide de cette cartographie des acteurs, vous pouvez classifier votre équipe selon leur volonté de coopérer avec vous ou non. Une façon de faire est de tracer, en premier lieu, un diagramme sur deux axes mettant en relation l’antagonisme et la synergie. Puis, situez les différents acteurs sur le diagramme afin d’opter une stratégie relationnelle pour chaque catégorie.

  De ce fait, on obtient généralement quatres types d’acteurs :

• Les alliés : ceux sont des acteurs à intégrer complètement dans le projet. Donnez-leur plus de pouvoir et de confiance.
• Les attentistes : il faut les motiver et les pousser à mieux travailler.
• Les sceptiques : vous devez plutôt les rassurer et lever toute inquiétude qui les envahit.                  
• Les hostiles : veuillez à réduire leur influence sans dépenser trop d’énergie.

Si vous voulez en savoir davantage, rendez-vous sur notre article portant sur la cartographie des acteurs.

Le rôle du délégué

Vos réunions sont mal organisées ? Vous avez l’impression que vous n’aboutissez jamais à une décision concrète et pertinente ?

Si c’est le cas, le rôle du délégué est votre solution ! Cet outil est parmi les meilleurs en management qui permet d’organiser les réunions d’une manière efficace. Grâce à cette méthode, votre équipe sera en mesure de progresser collectivement et de partager ses différentes perspectives. En outre, ceci est considéré comme un moyen de garantir une prise de décision pertinente et des réunions mieux organisées.

Le principe du rôle de délégué est assez simple : il suffit de choisir parmi votre équipe quatre personnes, chacune ayant son rôle :

• Un cadreur : il veille à contrôler le respect des délais, gère les paroles et assure la maîtrise du temps.
• Un facilitateur : il gère la participation afin que chaque membre de l’équipe puisse s’exprimer.
• Un agitateur : ce dernier fait questionner la décision prise pour des solutions toujours pertinentes.
• Un catalyseur : il permet à l’équipe de garder le fil en réunion afin d’avoir un débat concentré sur les priorités.

Découvrez en profondeur cette méthode ludique en lisant cet article complet.

Le métaplan

Des idées originales, on en a tous besoin.  Utilisez, donc un métaplan, nommé aussi post-it meeting, une méthode de brainstorming à la fois simple et pratique. Il s’agit, en effet, d’une quinzaine de minutes où chaque membre de l’équipe est appelé à faire émerger une liste non exhaustive des idées sans être préoccupé par la qualité ni la faisabilité. L’avantage de cet outil de management est que personne n’interrompt personne dans sa réflexion, ce qui permet d’aboutir à une opinion libre de tout conflit ou perturbation. En réalité, un métaplan consiste à noter chaque idée qui vient à l’esprit sur un post-it distinct pour aboutir au final à une liste très large des idées.

Pour en savoir plus, visitez notre article sur comment réaliser un bon métaplan.

Le bilan de fonctionnement

Le bilan de fonctionnement est, sans conteste, l’un des outils de management les plus importants pour un climat de travail favorable. Organisez ainsi des réunions trimestrielles de deux heures, spécialement pour discuter de la manière dont vous travaillez collectivement. Citez les points forts ainsi que les points à améliorer pour un meilleur fonctionnement dans le futur. Afin de mieux connaître votre équipe, organisez ensuite un déjeuner, juste après la réunion.

Rendez-vous sur notre article sur comment élaborer son bilan de fonctionnement pour plus de détails.

Le management visuel

Adopter le management visuel dans une entreprise s’avère très utile pour bien piloter un projet. Un des outils exemplaires du management visuel, est par exemple “le tableau chronologique”. C’est en effet sur ce tableau que chaque acteur colle des post-it à chaque fois qu’il progresse dans ses tâches. Cet outil de management est, sans doute, une opportunité en terme de partage des idées et des connaissances, puisqu’on se rencontre autour d’un même tableau.

L’agenda partagé

L’agenda partagé ou encore le calendrier partagé est un outil collaboratif qui vous permet de planifier les différentes réunions, tout en tenant compte des disponibilités de vos collaborateurs. Vérifiez vos réunions sans avoir besoin d’envoyer une tonne de mails, juste pour savoir la disponibilité de chacun d’entre eux. L’agenda partagé s’avère, en effet, un gardeur de temps et de productivité.

La pyramide de Maslow

Parmi les outils de management qu’il faut nécessairement citer, malgré son antiquité, est la pyramide de Maslow.

Appelée aussi la pyramide des besoins, la pyramide de Maslow est l’une des théories de motivation les plus populaires depuis son élaboration. Abraham Maslow a en effet hiérarchisé à l’aide d’une pyramide les différents besoins de tout être humain, et il va sans dire, de tout employé. Allant du plus vers le moins vital, la pyramide de Maslow distingue 5 types de besoins :

• Besoins physiologiques ( rémunération ; nourriture)
• Besoin de sécurité ( conditions de travail ; environnement stable )
• Besoin d’appartenance ( à un groupe donné)
• Besoin d’estime ( reconnaissance, appréciation des autres)
• Besoin d’accomplissement de soi ( réalisation des objectifs ; développement personnel)

De plus, Maslow formule l’hypothèse, qu’on ne peut pas satisfaire un besoin sans satisfaire celui qui le précède.

Lire aussi : La Pyramide de Maslow

L’écoute active

On dit souvent que l’on a deux oreilles et une seule bouche afin d’écouter plus qu’on ne parle. C’est sur cette hypothèse que la méthode d’écoute active est basée. Pour que votre équipe soit en pleine harmonie, il faut donc prêter une attention particulière aux divers problèmes rencontrés par vos employés.

Son processus se résume en 4 étapes :

• L’écoute : écoutez attentivement ce que l’autre a à vous dire.
• La clarification : demandez des précisions si une chose vous semble floue.
• L’investigation : creusez plus pour comprendre parfaitement le problème.
• La reformulation : reformulez ce que vous avez compris pour vous assurer de votre bonne compréhension.

La méthode SMART

On sait tous que fixer des objectifs est indéniablement essentiel. Certes, ce n’est pas suffisant. Vos objectifs doivent être SMART, en d’autres termes, intelligents :

• Spécifique
• Mesurable
• Atteignable
• Réaliste
• Temporel ( lié à un délai donné )

L’outil disc

Il est évident qu’une entreprise sachant communiquer est une entreprise qui réussit.

Savoir communiquer efficacement est donc l’enjeu de chaque entreprise. Pour que la tâche soit plus abordable, utilisez l’un des outils de management tel que l’outil disc.

 L’outil disc est une méthode à adopter pour une meilleure communication.

Il faut noter qu’il n’y a pas de message “magique”, et qu’il faut toujours communiquer, quel soit l’interlocuteur. C’est à la personnalité de celui-ci, qu’il faut adapter le message. L’outil disc suggére 4 types de comportement :

• Dominant : c’est la personne qui aime toujours prendre la décision.
• Influent : elle veille à être reconnue pour ses réalisations.
• Stable : elle cherche à être appréciée par son entourage.
• Conformiste : elle nécessite de se sentir en toute sécurité.

Le Score et le Desc

Le Score et le Desc sont deux méthodes successives et complémentaires pour élaborer un bon cadrage de projet. Quant à la méthode Score, par exemple, elle consiste d’une part, à identifier les symptômes et formaliser les causes. D’autre part, elle aide l’interlocuteur à fixer son objectif et à définir les ressources nécessaires pour l’atteindre. D’ailleurs, le but de cette méthode est d’exprimer vos besoins et attentes aux différents interlocuteurs.

En cas d’échec de la première méthode “Score”, on fait appel à la méthode “Desc”. Celle-ci provient, en effet, dans le cas où l’un de vos collaborateurs a commis une erreur. Elle sert à gérer les conflits en critiquant d’une manière constructive sa façon de faire. Afin que la faute commise ne se répète pas, vous devez lui décrire la situation et exprimer votre point de vue face à cette erreur. Ensuite proposez une solution et précisez les conséquences au cas où ce problème ne se rectifie pas dans un futur immédiat.

Le rapport d’étonnement

Vous le savez, il est crucial d’avoir des employés motivés pour travailler efficacement ! Le rapport d’étonnement, est l’un des outils de management qui vous aide dans cette tâche de motivation. Il s’agit d’organiser une réunion pour chaque collaborateur, particulièrement au début de son parcours professionnel dans votre entreprise, pour citer ses points forts et partager un feedback à la fois positif et honnête. Comme évoqué précédemment, un individu a besoin de se sentir apprécié. Cette réunion est, donc, d’une grande utilité afin que celui-ci se sente plus confiant à propos de ses compétences.

Le tableau de bord

Comme nous l’avons abordé dans notre article comment construire un tableau de bord de projet, le tableau de bord est l’un des outils de management synthétiques qui vous aide à suivre la performance de votre équipe projet. Cet outil décisionnel offre une communication plus fluide et facilite le partage d’informations en temps réel. Pour élaborer votre tableau de bord :

– Utilisez un logiciel tels que Excel ou Google Sheets.

– Organisez tous les éléments en choisissant une mise en forme ergonomique qui répartit parfaitement les indicateurs.

– Recourez aux graphiques et aux couleurs pour rendre votre tableau de bord plus lisible.

Le diagramme de Gantt

Conçu par l’américain Henry Gantt, le diagramme de Gantt est un outil de management souvent utilisé en gestion de projet. Il offre, en effet, une visualisation claire de l’avancement des tâches en un simple coup d’oeil. Par ailleurs, il indique la durée, la date de début et la date de fin de chaque tâche et démontre la succession entre elles. Constitué par un graphique de deux axes, avec en abscisse, les unités de temps et en ordonnée, les différentes activités.

Si vous voulez savoir comment élaborer un diagramme de Gantt avec plus de détails, consultez cet article.

La matrice de Porter

La matrice de Porter, appelée aussi “les 5 forces concurrentielles” de Porter, est une technique d’analyse qui permet à une entreprise de se démarquer de ses concurrents dans un secteur donné. D’ailleurs, elle consiste à une base solide pour concevoir sa stratégie de développement en orientant ses choix d’investissements et d’innovation. Les 5 forces de Porter sont :

• L’intensité concurrentielle
• Le pouvoir de négociation des clients
• Le pouvoir de négociation des fournisseurs
• Les menaces des nouveaux entrants
• Les menaces des produits de substitution

A cela s’ajoute généralement les institutions de réglementation et de normalisation, qui joue à son tour un rôle primordial dans la détermination de la stratégie.

Lire aussi : La matrice de Porter

La roue de Deming

Après son adaptation au monde des startups et à la gestion de projet, la roue de Deming, joue un rôle important dans la démarche qualité des entreprises. Elle a, en effet, comme objectif assurer l’amélioration continue d’une activité. Son processus “PDCA” se compose de 4 étapes :

• Plan (Planifier): Fixer les objectifs et planifier les tâches.
• Do (Faire) : réaliser les tâches et tester.
• Check (Vérifier) : Contrôler et vérifier les résultats.
• Act (Agir) : Procéder à des actions correctives.

La matrice SWOT

La matrice SWOT est une grille d’analyse qui vous permet de faire de bons choix stratégiques. Grâce à l’étude de votre environnement, vous pouvez identifier vos forces (Strengths), faiblesses (Weaknesses), opportunités (Opportunities) et menaces (Threats).

Pour ce faire, tracez tout d’abord, une grille de 4 cases où vous énumérerez vos points forts, vos points faibles, les opportunités à saisir ainsi que les menaces qu’il faut éviter à tout prix.

 Lire aussi : La matrice SWOT

La matrice d’Eisenhower

Vous avez l’impression que vous avez une liste interminable de tâches à faire ? Vous vous sentez sous pression ? Vous réalisez des tâches cruciales à la dernière minute ? La matrice d’Eisenhower s’avère l’une des méthodes les plus efficaces en gestion de temps. En réalité, elle permet de classer les tâches selon leur importance et leur urgence. Ceci sert à identifier les tâches qu’il faut faire tout de suite, les tâches à planifier, celles qu’il faut déléguer et, finalement celles qu’il faut plutôt annuler.

Pour plus de détails, lisez cet article : La matrice d’Eisenhower 

La Grille de Blake et Mouton

La grille de Blake et Mouton est un outil de management qui vise à distinguer entre les différents styles de management. Par conséquent, elle vous aide à identifier votre propre style afin de pouvoir recruter des personnes qui vous conviennent le mieux.

Tracez une grille de deux axes : l’intérêt porté aux résultats et l’intérêt accordé aux relations humaines. On obtient ainsi 4 types de style :

• Autocratique : le manager, dans ce cas, prend toutes les décisions et ne se préoccupe que de la tâche.
• Paternaliste : un manager paternaliste prend seul la décision mais se préoccupe tout de même de ses subordonnées.
• Démocratique : ce manager retourne à ses subordonnés avant de prendre la décision.
• Collégial : les décisions sont prises au sein d’un groupe.
• Nonchalant : ve type de manager ne se préoccupe ni de ses subordonnés ni de la tâche. Il donne toute la responsabilité à ses collaborateurs.

Lire aussi : La grille managériale de Blake et Mouton

La Grille de Hersey et Blanchard

Pratique à utiliser, cet outil de management est la solution pour une bonne gestion situationnelle. Il s’agit, en effet, de deux axes qui mettent en relation le relationnel ( l’encouragement) et l’instrumental (l’encadrement)

La grille de Hersey et Blanchard propose donc 4 styles de commandement :

• Directif : informer votre équipe de vos choix.
• Persuasif : faire convaincre vos collaborateurs de la décision prise.
• Participatif : prendre la décision avec toute l’équipe.
• Délégatif : responsabiliser vos employés afin qu’ils prennent seuls la décision.