Les outils de communication professionnelle : le Top-10

Nul ne peut nier l’importance de la communication au sein d’une entreprise, quelle que soit sa taille et son secteur d’activité. Cette tâche, aussi cruciale qu’elle soit, peut apparaître complexe à réaliser. Les outils de communication professionnelle constituent donc un moyen puissant permettant une communication à la fois aisée et efficace. Il est désormais possible de bien communiquer votre image de marque sans pour autant dépenser un budget conséquent. De plus, grâce à ces outils, vous êtes davantage en mesure de mener une communication réussie avec vos collaborateurs.

Découvrons ainsi de plus près la liste des outils les plus simples et performants pour mieux communiquer, en interne comme en externe, au sein d’une organisation.

Qu’entend-on par outils de communication professionnelle? Pour quoi faire? Quels sont les outils de communication professionnelle en entreprise?

Commençons donc par le commencement: une définition simple de ce qu’est un outil de communication.

Qu’est-ce qu’un outil de communication en entreprise?

Les outils de communication professionnelle: définition

Un outil de communication professionnelle consiste en tout support numérique ou imprimé permettant de transmettre des informations à une cible donnée. Ces informations servent de message à véhiculer à destination d’un acteur interne ou externe à l’entreprise. Il existe donc deux types de communication fondamentaux:

• Interne: ce type de communication fait référence à tout type de message qu’un manager ou un responsable RH transmet à un employé de l’entreprise. La communication interne est donc importante pour la bonne marche de l’activité de l’entreprise.
• Externe: celle-ci désigne les actions de communication ayant pour but de transmettre une information aux publics externes ou aux parties prenantes. Autrement dit, il s’agit des messages transmis aux clients, aux partenaires et même aux actionnaires.

Il est vrai qu’aujourd’hui les outils se multiplient de plus en plus. Or, il est indispensable qu’une entreprise choisisse les meilleurs outils de communication professionnelle, en adaptation avec ses objectifs fixés au préalable.

Les outils de communication: utilités

Les outils de communication en entreprise sont un atout fondamental pour garantir sa pérennité et sa prospérité. De ce fait, je vous énumère quelques-unes de ses utilités:

• Communiquer une image de marque pérenne de l’entreprise auprès des clients. C’est le cas, par exemple, de la marque de boissons Coca Cola qui a bien réussi à se montrer comme une entreprise offrant une boisson unique à recette secrète, impossible à imiter.
• Entretenir des relations solides avec différents partenaires et investisseurs. En effet, une communication efficace permet à l’entreprise de construire un réseau de relations pouvant l’aider à se démarquer sur son marché. De plus, ce réseau peut aussi lui apporter de nouvelles opportunités ou lui faire bénéficier de son savoir-faire. (notamment avec les alliances stratégiques). Citons ainsi le cas de l’alliance Renault-Nissan qui a permis de bénéficier aux deux parties du savoir-faire de chacune.
• Assurer la bonne transmission des messages aux employés. Cela garantit ainsi une meilleure harmonie entre les membres de l’équipe et leur donne un cap pour bien atteindre les objectifs. Le bon fonctionnement de l’entreprise est donc garanti.

Quels sont les outils de communication dans l’entreprise ?

Nombreux sont les outils de communication professionnelle qu’une entreprise peut utiliser.  Je vous liste dans ce qui suit la liste des outils de communication interne et externe.

C’est parti !

Les outils de la communication externe

Une carte de visite

Les cartes de visite constituent un outil de communication incontournable de l’entreprise. Bien qu’il soit classique, ce support imprimé est très efficace pour partager ses coordonnées aux publics et donc faciliter la prise de contact avec l’entreprise. Pour qu’elle soit efficace, une carte visite doit sans conteste contenir le nom de l’entreprise, son email, le numéro de téléphone et le logo associé.

Un site web

Un des outils phares de communication professionnelle est le site internet de l’entreprise. D’ailleurs, il s’agit de la vitrine par laquelle un client peut se rendre pour toute information complémentaire. Il sert de cadre pour présenter l’entreprise et son activité. Plus encore, il permet de mettre en valeur les produits ou les services qu’elle propose pour faciliter la promotion et l’achat en ligne.

Un blog

Si vous cherchez à créer une communauté fidèle, la création de blog peut s’avérer un moyen efficace. D’une part, un blog permet de promouvoir le site web de l’entreprise. Mais surtout, il sert d’outil de communication marketing dans lequel l’entreprise explicite son expertise dans son secteur en partageant des informations pertinentes.

Les réseaux sociaux

Linkedin, Facebook, Instagram ou même Twitter sont parmi les outils de communication  professionnelle les plus efficaces. Les réseaux sociaux aident en effet l’entreprise à construire une base de clients et entretenir des relations durables avec eux en les fidélisant. Plus encore, ils permettent de renforcer sa réputation et son image de marque. Toutefois, sachez bien choisir les réseaux sociaux sur lesquels vous allez communiquer en fonction d’où se trouve votre cible.

Les relations de presse

Un autre atout indispensable est le domaine des relations de presse. Ces dernières aident à faire connaître l’entreprise auprès de publics extérieurs. Elles peuvent en effet parler de l’entreprise et de ses différentes activités. Elles font référence aux communiqués de presse, aux dossiers de presse ou encore aux conférences de presse.

Les newsletters

Un autre outil performant que vous devez considérer consiste en les newsletters. D’ailleurs, il permet d’informer les clients de vos nouveautés et actualités d’une manière régulière. Vous pouvez donc partager avec votre base de clients vos nouveaux produits ou tout développement de votre activité.

L’emailing

Si vous cherchez à convertir les prospects en clients fidèles, l’usage d’emailing est l’un des choix pertinents. Cet outil de communication en entreprise permet de garder le contact avec votre clientèle en les informant de tout événement ou produit que vous lancez. Il s’agit également d’un outil efficace pour promouvoir vos produits et services. Votre challenge consiste ici à capter l’attention de vos interlocuteurs.

Les outils de communication interne

Trello

Parmi les outils de communication professionnelle interne les plus populaires, je cite Trello. Il s’agit d’un outil de gestion de projet qui permet de travailler en équipe et de diviser les tâches d’une manière simple et gratuite.

Slack

Un autre outil très en vogue est le logiciel de collaboration Cloud “Slack”. D’une part, il permet de communiquer avec les membres de l’équipe en temps réel. Mais aussi, grâce à cet outil, vous serez capable de partager des documents de tout type avec de multiples fonctionnalités telles que la création de canaux spécifiques ou de whiteboards.

Outils de visioconférence

Les outils de visioconférence sont multiples: Google Meet, Zoom, Skype Business ou Teams. L’utilisation de ces outils s’est d’ailleurs exacerbée avec le confinement sanitaire du Covid-19 et la tendance à télétravailler. Les réunions en interne sont désormais plus faciles à entretenir en distanciel par le biais de ces outils.

Pour conclure

Pour bien communiquer en entreprise, les outils de communication constituent une arme puissante à manier avec subtilité. Tout d’abord, il est question de définir une stratégie de communication pertinente tout en fixant vos objectifs d’une manière précise. Qu’elle soit une communication interne ou externe, il est crucial de bien choisir ces outils en fonction de votre stratégie de communication.