Management à distance: comment bien manager à distance?

Aujourd’hui, manager à distance s’avère être l’enjeu actuel de toute entreprise voulant survivre face à la croissance du digital.

D’ailleurs, l’apparition de la pandémie COVID-19 a imposé certaines transformations dans nos habitudes quotidiennes. Aujourd’hui, on achète de plus en plus en ligne, on assiste aux formations à distance ou encore, on travaille depuis chez nous.

Le management à distance s’opère ainsi de plus en plus et de façon naturelle, mais relève de nouveaux défis pour les managers. Manager à distance requiert donc un nouveau mode de management basé sur l’autonomie et la responsabilisation des collaborateurs.

Si vous vous demandez quelles sont les étapes phares pour réussir le management à distance, entamez la lecture de cet article.

Je vous livre quelques astuces et bonnes pratiques pour bien manager à distance ainsi que les erreurs à éviter pour parvenir à gérer votre équipe “de loin”.

Tout d’abord, procédons à la définition du management à distance.

Manager à distance: définition

En quelques mots, manager à distance consiste à gérer une équipe réelle de façon virtuelle. Cela dit, une équipe physiquement éloignée du dirigeant d’une part mais également des autres collègues. Ce nouveau mode de management présente un nouvel enjeu vu la délicatesse des échanges réguliers et le manque d’intéraction entre les membres. D’ailleurs, par le télétravail dans ses débuts culturels, la majorité des collaborateurs se sentent encore isolés et manquent de motivation. En contrepartie, le manager se sent perdre le contrôle de son équipe vis-à-vis de cette incertitude accrue.

Pour vous faciliter la tâche, je vous dévoile quelques étapes clés pour réussir à bien manager à distance.

Comment réussir le management à distance?

Préparer en amont le télétravail

Manager à distance est un véritable défi pour l’organisation pouvant avoir des conséquences majeures, s’il était mal organisé. Afin d’y remédier, ne laissez rien à l’improvisation ! En effet, il est primordial de mettre en oeuvre en amont un plan de travail à distance complet. En particulier, il s’agit de :

• Identifier vos enjeux spécifiques du management à distance selon votre contexte : concerne t-il tous les collaborateurs ou seulement quelques-uns ? Est-il un télétravail permanent ou peut-on se voir une à deux fois par semaine ?
• Définir les différents canaux de communication à utiliser. Soyez exhaustif et choisissez un seul outil pour chaque besoin ou encore un outil polyvalent. Une multitude d’outils n’est pas du tout synonyme d’efficacité !
• Préciser au préalable les réunions fixes à entretenir régulièrement pour s’assurer que tout le monde soit présent. 

Instaurer une relation de confiance

Manager à distance demande une confiance mutuelle de la part du manager et des collaborateurs. Comme manager, il vous faut accepter le fait que vous ne pouvez plus contrôler tout comme auparavant. D’ailleurs le management directif n’est plus fonctionnel dans le cas du télétravail. N’ayez donc crainte de donner davantage de confiance à votre équipe et contrôlez, entre autres, les résultats. De plus, il vaut mieux adopter une démarche participative ou délégative où l’ensemble de l’équipe contribue à la prise de décision. Ceci motive et implique en effet davantage les collaborateurs.

Maintenir une communication régulière

Parmi les problèmes qu’un collaborateur rencontre face au télétravail est l’insuffisance de la communication. D’ailleurs, même si le travail à distance procure aux collaborateurs un sentiment d’autonomie et de liberté, plusieurs d’entre eux se sentent isolés et totalement déconnectés du reste de l’équipe. Ceci réduit, par conséquent, leur motivation et leur intérêt au travail.

Afin d’éviter que cela ne se produise, assurez-vous de maintenir une communication régulière avec l’ensemble de votre équipe. Cela dit, organisez des réunions journalières de durée réduite, et d’autres plus longues en fin ou en début de semaine afin d’élaborer un état des lieux de l’avancement du projet. S’il s’avérait nécessaire, effectuez des réunions individuelles afin d’assimiler les besoins de chacun et les contraintes rencontrées face à cette nouvelle méthode de travail.

Ceci sans oublier, bien évidemment, les emails et les conversations en temps réel. Ils servent d’outils afin de répondre aux besoins rapides des collaborateurs et discuter.

Développer un esprit d’équipe

Entretenir un esprit d’équipe est une source de motivation sans équivoque dans le cas du télétravail. C’est en se sentant appartenir à un milieu, qu’un individu prend de la peine à donner de son mieux, surtout lorsque personne ne le contrôle.

Pour développer ce sentiment chez vos employés, instaurez des rituels en commun… même à distance ! Un petit déjeuner en fin de semaine ou encore une pause-café accompagnée de musique où l’équipe peut échanger et apprendre à mieux se connaître sont des exemples de rituels virtuels parmi d’autres. Vous pouvez même faire des activités de teambuilding adaptées à votre mode de management. De même, il est important de faire un tour du table lors de réunions afin de garantir que tout le monde prenne la parole.

Les meilleurs outils pour manager à distance

Afin de garantir un management à distance efficace, il est indispensable de se doter d’outils de communication en ligne. Tout d’abord, il faut s’assurer que tout le monde puisse avoir accès à une connexion internet et à un ordinateur fonctionnel. Ces simples outils vous permettent d’échanger des emails, des conversations en temps réel ou encore des appels visio grâce à des applications comme Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams.

Par ailleurs, vous pouvez également utiliser d’autres outils à la fois simples et pratiques qui englobent des fonctionnalités multiples :

• Dropbox ou Google Drive: ces deux outils servent à stocker ou partager des fichiers en commun.
• Slack ou Skype Entreprise: ils servent de messagerie instantanée pour échanger en temps réel avec les members de l’équipe.
• Trello et Monday: Ce sont des applications de gestion de projet qui permettent de répartir les tâches et suivre l’avancement d’un projet d’une manière simple et pratique.

Néanmoins, il est indispensable que tous les collaborateurs sachent utiliser ces outils afin que tous soient dans un même niveau d’utilisation.

Pour conclure: manager à distance est un nouveau levier de croissance

Le management à distance est, sans doute, parmi d’autres, une manière efficace pour booster la performance de l’entreprise. C’est une opportunité, si elle est exploitée convenablement, stimulera la productivité et donc permettra d’accroître le profit, la qualité de service ou la notoriété. Dans un contexte de télétravail, les collaborateurs se sentent plus autonomes et libres. Ceci stimule leur créativité et les poussent à innover davantage.