Le management visuel : le guide complet

Quelle que soit sa taille ou son domaine d’activité, une entreprise est appelée à adopter le management visuel dans sa façon de fonctionner au quotidien. D’ailleurs, ce concept permet en effet de percevoir les informations d’une manière visuelle, claire et concrète.

Dans ce qui suit, je vous livre tout ce que vous devez savoir sur le management visuel à savoir:

Qu’entend-on par management visual ? A quoi sert-t-il ? Quels sont ces outils phares ? Qu’est-ce que le mind mapping ou encore la méthode Kanban?

Pour découvrir d’autres outils managériaux très utiles, consultez mon article sur les différents outils incontournables du management.

Qu’est-ce que le management visuel ?

Le management visuel regroupe l’ensemble des outils et méthodes visuels utilisés dans le but de partager avec les membres d’une équipe les informations nécessaires à une prise de décision pertinente. Ainsi, il a pour objectif de fluidifier la communication interne et de simplifier le traitement des informations afin de développer en équipe les meilleures solutions aux problématiques et contraintes rencontrées.  Il est efficace dans le sens où il permet d’accéder facilement aux différentes informations en lien avec le travail quotidien, grâce à une visualisation rapide et immédiate des données. Cette notion d’expression visuelle est aussi considérée comme une véritable démarche de Lean management. En effet, elle fût adoptée par les collaborateurs de Toyota Production System (TPS)

Si vous êtes bien la personne responsable en charge d’instaurer ce concept nouveau dans votre organisation, vous devez identifier en amont :

• L’activité principale de l’entreprise
• Les informations indispensables à transmettre
• La cible de chaque information
• Les outils visuels que vous allez adopter
• Les objectifs du management visuel

Management visuel : A quoi ça sert ?

Le management visuel est une méthodologie qui permet de modifier la manière de travailler de toute l ‘équipe. Nombreuses sont ses utilités. En particulier, il permet de:

• Accéder immédiatement aux informations clés nécessaires à l’accomplissement des différentes missions
• Faciliter la transmission des informations et la génération de nouvelles idées créatives
• Communiquer en interne d’une manière plus fluide et compréhensible
• Prendre des décisions pertinentes plus facilement
• Mettre en œuvre des plans d’action clairs et évaluer leur efficacité
• Evaluer les écarts entre la situation attendue et la situation réelle
• Identifier les pistes d’amélioration dans les processus.
• Simplifier la définition et le pilotage des objectifs
• Impliquer davantage les collaborateurs dans la prise de décision. Ils seront en mesure d’observer, comprendre et agir.
• Intégrer les employés dans la démarche d’amélioration continue de l’entreprise.

De plus, il permet de renforcer l’efficacité d’une entreprise et peut même engendrer une mutation dans la culture d’entreprise.

Les meilleurs outils du management visuel

Ce concept d’expression visuel s’appuie sur des outils à la fois simples et pratiques. Il intègre même les outils de Lean management à l’instar de la méthode Kanban ou encore le Mind Mapping. Si vous ignorez encore les fonctionnalités de ces outils, découvrez-les avec plus de détails dans les lignes qui suivent.

La méthode Kanban

Originaire du Japon et issue de l’industrie automobile, la méthode Kanban est une méthode de management agile qui a été conçue par Toyota afin d’optimiser sa capacité de production. D’ailleurs, elle consiste en un tableau qui permet de suivre l’avancement des tâches d’un projet. Qu’il soit sous forme matérielle ou numérique, il permet de savoir où l’on se situe par rapport aux objectifs, de faire face aux aléas et aux dysfonctionnements.

Par ailleurs, je vous propose une méthode simple d’appliquer la méthode Kanban.

1- Créer un tableau de 3 colonnes à l’aide de Microsoft Excel, de Trello ou encore sur une simple page blanche.

2- Nommer les colonnes par “ A faire”, “En cours” et “Terminé”.

3- Placer chaque tâche dans la colonne qui lui correspond:

• “A faire” englobe toutes les tâches à réaliser mais qui n’ont pas encore commencé.
• “En cours”: correspond aux tâches qui sont en cours de réalisation et qui ne sont pas encore terminées.
• “Terminé”: regroupe les tâches qui sont accomplies.

S’il s’agit d’un support matérialisé, utilisez plutôt des post-it pour noter les différentes tâches et déplacer le post-it de “A faire”, à “En cours” puis à « Terminer » selon l’avancement des tâches. Si vous utilisez plutôt Trello, c’est encore plus simple: il faut juste glisser la tâche là où elle doit être. 

Je vous conseille aussi de faire le point régulièrement avec votre équipe pour mesurer l’avancement des tâches et définir les pistes d’amélioration.

Le mind mapping

Fondé sur le brainstorming, le mind mapping appellée également carte mentale, est un véritable outil Lean qui consiste en une prise de note basée sur la logique et la créativité. Il s’agit en effet d’une cartographie des idées générées en collectif sur un sujet central qui aide à les visualiser d’une manière globale. En outre, il permet de représenter les associations entre les différentes idées. Il est conseillé d’utiliser des couleurs et des schémas pour une mémorisation et une compréhension plus faciles. 

Bonus: 5 Astuces pour un management visuel efficace

Une fois que vous avez bien saisi les différentes facettes de ce concept d’expression visuelle, je souhaite partager avec vous quelques conseils et astuces pour la mettre en œuvre efficacement au sein de votre organisation :

• Pour faciliter la lecture des visuels à vos collaborateurs, utilisez des symboles, des graphiques et des couleurs.
• Limitez l’utilisation de longs textes et écrivez des phrases concises et claires.
• La communication visuelle doit être adaptée aux acteurs concernés, à chaque niveau hiérarchique.
• Il est opportun de digitaliser son management visuel. Sa digitalisation permet de générer de nouvelles opportunités et donc de gagner en performance. D’ailleurs, cela facilite la collecte, la mise à jour et la diffusion des données.
• Il est nécessaire de planifier une phase d’adaptation des collaborateurs à ces outils visuels afin qu’ils se les approprient.

Pour conclure

La mise en place du management visuel est très bénéfique pour l’entreprise. Il permet en effet une transmission fluide des informations à tous les niveaux. Toutefois, sa réussite est conditionnée par l’intégration des membres de l’équipe dans sa conception et sa pratique. Assurez-vous donc de bien comprendre les besoins et les attentes de vos collaborateurs en termes d’outils visuels et de méthodes de travail.