Kick off meeting : comment réussir sa réunion de lancement ?

Vous êtes assigné à un rôle de chef de projet ? Pour réussir votre mission, il est important de se préparer en amont. Pour ce faire, l’organisation de votre kick-off meeting, ou réunion de lancement, s’avère indispensable pour réussir la mise en place de votre projet. Il s’agit également d’un moyen puissant pour une meilleure coordination et entente avec vos parties prenantes. De plus, il vous permet de promouvoir votre dynamisme et votre leadership au sein de votre équipe. 

Découvrons donc de plus près ce guide de route très important. Qu’est-ce qu’un kiff off meeting ? Quelles sont ses raisons d’être ? Ou encore quelles sont les étapes clés pour réussir sa réunion de lancement de projet ?

Commençons par une simple définition du terme.

En quoi consiste le kiff off meeting?

Kick off meeting: définition

Le kick off meeting consiste en une réunion de lancement de projet. Cet outil fondamental sert à faire le point sur le projet avec les différents partenaires et parties prenantes en amont de la phase de lancement de projet. Il s’agit d’une réunion de rencontre entre l’équipe projet, la comité de pilotage ou encore les clients clés. Le kick off meeting a pour but la définition des éléments clés pour la réussite d’un projet. En d’autres termes, c’est au cours de cette réunion que les partenaires définissent le planning projet, la vision et les objectifs finaux.

La réussite de cette réunion est donc cruciale pour bien démarrer le projet avec l’assurance de sa bonne marche. Toutefois, veillez à ne pas bombarder les parties prenantes d’informations non nécessaires. Allez plutôt droit au but en partageant les éléments essentiels pour la compréhension du projet.

Kick off meeting: objectifs

Un kick off meeting s’avère de grande utilité pour la réussite de lancement de projet. Dans ce qui suit, je vous cite certaines de ses raisons d’être. 

Poser les fondations du projet: objectifs, livrables, planning, rôles, budget etc.

Informer sur les éventuels risques et aléas afin d’être prêt par la suite à les confronter.

Fédérer et motiver les membres de l’équipe en leur soulignant l’importance de la mise en œuvre du projet.

S’assurer que tout le monde dans l’équipe s’approprient l’idée du projet au préalable de son lancement.

Fixer le cap à l’équipe pour définir où aller en précisant le livrable et les objectifs finaux.

Communiquer les règles communes de fonctionnement et les bonnes pratiques à respecter par tout le monde.

Comment réussir sa réunion de lancement de projet ?

Une fois que la notion de kick-off meeting est claire, il est temps de partager avec vous les étapes clés pour bien réussir sa réunion de lancement de projet. C’est parti !

Présenter l’agenda de la réunion

Il est important de commencer la réunion avec une brève présentation de tous les membres participants. (inclus le chef de projet !). Par la suite, procédez à un déroulement et une explication de l’agenda de la réunion. Autrement dit, un plan détaillé de ce que vous allez présenter tout au long de kick off meeting.

Rappeler les objectifs du projet

Pour une réunion de lancement de projet réussie, une étape fondamentale est de rappeler les objectifs et les livrables du projet. En d’autres termes, quels sont les objectifs technique, de coût, et de délai. 

Assurez-vous bien dans un premier temps que tout le monde comprenne parfaitement les objectifs fixés. Par la suite, il est important de convaincre les parties prenantes sur le pourquoi du projet, c’est-à-dire les raisons de son lancement.

Présenter le planning projet

Maintenant que vos objectifs sont bien définis, il est temps d’exposer le planning du projet acquis à partir du découpage de celui-ci. Il s’agit des différentes étapes et tâches nécessaires pour l’atteinte des objectifs et l’aboutissement aux livrables. Votre planning doit se mener selon les dates de début et de fin de chaque tâche. Procédez donc à la réalisation d’un diagramme de Gantt précisant les délais respectifs. Le réseau PERT s’avère aussi utile pour savoir quelles sont les tâches auxquelles il ne faut tolérer aucun retard. Informez donc tout le monde de ces étapes ainsi que le niveau de retard tolérable pour les autres.

Identifier les partenaires du projet

Cette étape consiste en la précision de l’ensemble des partenaires et parties prenantes impactant ou impactés par le projet. D’une part, ils font référence au chef de projet, l’équipe projet et le comité de pilotage. D’autre part, ils regroupent aussi les agences de communication, les prestataires de service mais également l’utilisateur final.

En effet, il est crucial d’identifier les différents acteurs en amont pour bien planifier le rôle de chacun dans le projet. Pour cela, diffusez une liste de leurs coordonnées (email, téléphone etc.) pour toute communication ultérieure. Précisez également qui fait quoi pour chacun dans le projet et pourquoi il a été choisi pour son rôle en particulier.

Identifier les risques potentiels

Une fois que vous avez bien défini les parties prenantes, il est important d’identifier tout risque potentiel. Accompagnez cette liste des manières d’agir pour éviter qu’ils ne se produisent dans la réalité. D’ailleurs, un premier risque possible est la résistance au changement de la part des acteurs. Veuillez donc à le gérer en amont en anticipant.

Partager le plan de communication

Il est fondamental de préciser votre plan de communication. La communication constitue d’ailleurs un pilier important pour le succès de tout projet. Elle permet d’identifier les moyens déployés pour communiquer avec les parties prenantes. Autrement dit, les outils collaboratifs digitaux tels que Slack ou Teams, mais également les différentes réunions à différentes fréquences. De plus, elle sert à préciser qui sera informé de quoi et par qui. Il s’agit d’un moyen puissant pour mettre à un juste et efficace niveau d’information tout le monde de l’avancement de projet.

Définir les mesures suivi du projet

Cette étape fait référence à l’identification des indicateurs nécessaires à l’évaluation de la réalisation des objectifs. Il faut donc planifier les prochaines réunions qui vont permettre de faire un suivi régulier du projet.

Pour conclure

Le kick off meeting est une étape fondamentale pour l’aboutissement à bien d’un projet. Il sert de moyen pour informer l’équipe projet et les partenaires sur les fondations et les raisons d’être du projet. Afin qu’il soit efficace, considérez ce type de réunion comme un espace d’échange où chacun peut s’exprimer librement et poser ses questions. Assurez-vous aussi bien qu’à la fin de la réunion, tout le monde connaît le nécessaire et adhère au projet.